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Vollständige Liste der Ansprechpartner der DLRG Landesverband Hessen e.V. findest du hier .
"DLRG Manager" – Die Mitgliederverwaltung in der DLRG
Seit einigen Jahren bietet der Bundesverband eine eigene Software für die Mitgliederverwaltung an, die „DLRG Vereinsverwaltung“. Diese wurde ursprünglich von VHU programmiert und wird bis heute von den Programmierern unterstützt.
Um die Vereinsverwaltung auf einen moderneren Stand zu heben, hat der Präsidialrat im April 2016 beschlossen, auf eine neue Mitgliederverwaltung umzuschwenken.
Auf Basis des „Verbandsmanagers“ der Augsburger Firma SEWOBE stellt der Bundesverband mit den Landesverbänden allen Gliederungen eine individuell für die DLRG angepasste Online-Software zur Verfügung.
Diese Standardlösung wird, über die Bundesebene gesteuert, auf DLRG Wünsche angepasst. Insbesondere die Anforderungen der technischen Bereiche erfordern Anpassungen der Software. Vorteil dieses Konzeptes ist, dass Weiterentwicklungen als DLRG-Standardlösung nutzbar gemacht werden.
Kern ist ein Modul zur Mitgliederverwaltung, welches um ein Buchführungsmodul ergänzt wird. Auf Sicht wird durch diese Software die DLRG Vereinsverwaltung („VHU“) abgelöst werden. Die Mitgliederverwaltung ist auch ohne das Buchführungsmodul nutzbar.
Alle Gliederungen der DLRG haben die Möglichkeit vorab das System über die Schulungsumgebung auszuprobieren.
Stand des Projektes im LV Hessen
Die Pilotphase in den Ortsgruppen Mühlheim, Neuhof und Weilmünster ist weit fortgeschritten, allerdings noch nicht vollständig abgeschlossen.
Ein wichtiger erster Schritt ist der Test der Migration der Mitgliederdaten aus dem Altsystem. Der Test der Migration erfolgt noch auf dem Testsystem. Die in die Software eingebaute Konsistenz- und Doublettenprüfung führt in der Regel zu Fehlermeldungen, die im Altsystem bereinigt werden, bis eine fehlerfreie Migration möglich ist. Erst danach kann der Altdatensatz in das Produktivsystem überführt („migriert“) werden.
Im Zuge der Pilotphase wurde zunächst der Test der Migration der Mitgliederdaten aus den Altsystemen durchgeführt, um Unstimmigkeiten und sogenannte Dubletten herauszufiltern. Dieses ist in den genannten Gliederungen weitgehend abgeschlossen. Erwartungsgemäß gab es beim Test der Migration der Personendaten kleinere Probleme, die aber mit geduldiger Detailarbeit beseitigt werden konnten.
Die Durchführung eines Beitragseinzugs ist dann Ausdruck einer erfolgreichen Umsetzung.
Die Migration von Ehrungs- und Ausbildungsdaten könnte zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Der Test dieser Migration ist allerdings ebenfalls erfolgreich verlaufen.
Bevor eine Gliederung auf das Produktivsystem umziehen kann, müssen die Nutzer eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis gemäß Bundesdatenschutzgesetz unterschreiben, wie unter Beantragung von Zugriffsberechtigungen (User-ID) beschrieben.
Die Installation des Test- und Produktivsystems, sowie die Basiseinrichtung sind abgeschlossen.
Damit können die Gliederungen im dritten Quartal 2019 in den Regelbetrieb mit der neuen Software gehen, die Mitgliederstatistik am Jahresende 2019 mit der Software erstellen und die Beiträge für 2020 über die neue Software einziehen.
Es wird empfohlen, die Einführungsarbeiten zunächst für die Mitgliederverwaltung abzuschließen, bevor auch die Nutzung des Buchhaltungsmoduls ins Auge gefasst wird.
Hier finden derzeit noch inhaltliche Abstimmungen auf Bundesebene statt, die sich um die Nutzung des Standardkontenrahmens SKR 049 als Kern für einen DLRG Kontenplan drehen.
Ausblick
Mittlerweile haben sich rd. 30 Gliederungen in Hessen registriert und sind für das Testsystem freigeschaltet.
Die ersten Produktivnahmen stehen kurz bevor.
Die erworbenen praktischen eigenen Erfahrungen sind Kern für den Aufbau von eigenem Know-How einer „Supportgruppe LV Hessen“.
Für die theoretischen Grundlagen finden sich mittlerweile verschiedene Unterlagen aus anderen Landesverbänden.
Eine längere Vorlaufzeit sollte also eingeplant werden – eine spontane Nutzung der Software ist nicht zu empfehlen.
Informiert Euch auf diesen Seiten über die Vorteile und Vereinfachungen in der Vereinsarbeit, von denen Ihr zukünftig profitieren könnt.